ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТАВЩИКАМ И УСЛОВИЯ РАБОТЫ
1.	Требования к прайс-листу.

1.1.	Допустимый тип файла - xls, xlsx, txt, csv.
1.2.	Обязательные столбцы:
1.2.1.	 Наименование производителя.
1.2.2.	 Каталожный номер детали (артикул).
1.2.3.	 Цена в рублях (RUR), либо в долларах (USD) или евро (EUR), но с обязательной привязкой к курсу ЦБ (например, ЦБ+1%). Курсы валют обновляется ежечасно, цена фиксируется в рублях на момент заказа детали клиентом.
1.2.4.	 Количество.
1.3.	Формат файла и расположение столбцов не должны меняться.
1.4.	Наименование файла не должно содержать русских букв.
1.5.	Наименование файла не может меняться.
1.6.	Допускается использование архивов RAR и ZIP, наименование которых также не должно меняться.
1.7.	После настройки прайс-лист должен отправляться на адрес priceauto@japarts.ru с периодичностью не менее одного раза в сутки для поддержания актуальности цен и наличия предложения в системе.
1.8.	После обработки прайс-листа система отправляет на указанный при регистрации адрес извещение о загрузке. Если извещение не получено в течении часа после отправки письма, настоятельно рекомендуем связаться с офисом. 
1.9.	При изменении наименования и/или формата файла прайс-листа необходимо связаться с офисом для изменения настроек. 

2.	Требования к ответам на заказ.

2.1.	Ответ на наш заказ необходимо самостоятельно подгружать в разделе для поставщиков (http://www.japarts.ru/sup) строго в формате xls в нашем бланке заказа или через веб-интерфейс, изменив только количество деталей, если оно уменьшилось. 
2.2.	Если детали нет в наличии, в графе кол-во указывается 0 (ноль).
2.3.	Возможна автоматическая загрузка файлов ответов по электронной почте. Для получения инструкции автоматизированной загрузки ответов Вам необходимо связаться с офисом по электронной почте office@japarts.ru. 

3.	Требования к инвойсам (электронным счетам-фактурам).

3.1.	Инвойс необходимо самостоятельно подгружать в разделе для поставщиков (http://www.japarts.ru/sup) строго в формате xls.
3.2.	Инвойс должен быть подгружен заблаговременно до момента физического появления товара на нашем складе. Товар, по которому не подгружен инвойс на складе не принимается!
3.3.	Возможна работа по схеме «один заказ – один инвойс», при этом статус всех деталей, которых нет в инвойсе, будет изменен на «Нет в наличии».
3.4.	Номера деталей в инвойсе не должны отличаться  от номеров в прайсе, то есть быть неполными (например LMI 3455501 и 34555), также не допускаются пробелы в номерах при отделении номера детали от наименования пробелом.
3.5.	Номера замен (поставляемые по факту номера деталей) должны указываться в инвойсе вместо заказанных номеров, при этом заказанный номер, должен быть в первом свободном столбце справа от столбца с номером ГТД.
3.6.	Корректной может быть только замена номера в пределах заказываемого производителя, с сохранением применяемости, комплектности и страны производителя. При этом, если в данном производителе существуют детали одинаковые по применяемости, но разные по качеству и, соответственно, по цене, то такая замена некорректна и подлежит возврату.
3.7.	Исправлять инвойс, в случае наличия ошибок, должен поставщик.
3.8.	Подгруженный в нашу систему инвойс изменению не подлежит.
3.9.	Не поступивший по инвойсу товар оформляется документами обратной продажи – УПД со статусом 1.

4.	Требования к поставке и возврату товара.

4.1.	Поставщик обязан поставлять заказанный товар в заявленный срок и в полном объеме. 
4.2.	Приостановка отгрузок по любым причинам, включая задержку оплаты, не допускается, является нарушением условий Договора и ведет к отключению поставщика навсегда с внесением в черный список. 
4.3.	Если поставщик хочет приостановить сотрудничество с возможностью его продолжения, он может подать заявку на отключение трансляции прайс-листов, но обязан поставить все заказанные нашими клиентами детали до момента приостановки трансляций прайс-листов поставщика.
4.4.	Перед разгрузкой товара Ваш представитель обязан предоставить оригиналы сопроводительных документов для проверки специалисту по документообороту.
4.5.	При сдаче товара по количеству мест все расхождения, выявленные в процессе оприходования на нашем складе, считаются принятыми поставщиком и данный факт не может быть оспорен. Поставщик может только попросить произвести дополнительную проверку. Проведение проверки происходит в течение 14 рабочих дней только по нашему усмотрению.
4.6.	Не рекомендуется скреплять детали с разными номерами и/или разных производителей между собой, чтобы не вводить в заблуждение наших приемщиков. Ответственность за ошибочный прием скрепленных деталей лежит на Поставщике.
4.7.	При сдаче товара попозиционно подтверждением факта приемки служит наклейка стикера JAPARTS  с номером и производителем запчасти на деталь, после чего рассмотрение претензии по несоответствию кол-ва и качества товара (за исключением скрытых дефектов) оставляется исключительно на усмотрение поставщика. 
4.8.	Возможность возврата кондиционных деталей, соответствующих условиям заказа, определяет поставщик, кроме случаев поставки по прайс-листам с соответствующим признаком.
4.9.	Настоятельно рекомендуем во избежание недоразумений сдавать хрупкие и крупногабаритные детали попозиционно.
4.10.	Возврат товара осуществляется только по документам обратной продажи – УПД со статусом 1. По ТОРГ-2, УПД со статусом 2, УКД и корректировочным счетам-фактурам не работаем, подобные документы не принимаем, обсуждение возможности приема не допускается.
4.11.	Сумма возврата вычитается из следующего платежа поставщику.
4.12.	В случае оплаты поставщиком возврата, следующий платеж поставщику автоматически увеличивается на данную сумму.
4.13.	Документы на поставку подписываются только после принятия всех позиций по документу или получении подписанных возвратных документов по непринятым позициям.

5.	Требования к оформлению документов на поставку.

5.1.	Накладная ТОРГ-12.

5.1.1.	 В строке «Грузоотправитель» (первая строка) указывается полное или сокращенное (можно и то и другое) наименование организации поставщика, адрес отгрузки товара с индексом и банковские реквизиты (р/с, наим. банка, к/с, БИК). Указание ИНН и КПП не обязательно, но желательно и ошибкой не считается. Больше ничего в строке не указывается.
5.1.2.	В строке «Грузополучатель» указывается: Общество с ограниченной ответственностью «МАШИНА» (либо ООО «МАШИНА», можно и то и другое через запятую или в скобках. Буквы в наименовании компании строго заглавные.), 105118, г.Москва, ул.Буракова, д.6, стр.2, ИНН 9704013210, КПП 771945001, p/c 40702810170010219125 в  МОСКОВСКИЙ ФИЛИАЛ АО КБ "МОДУЛЬБАНК", к/с 30101810645250000092, БИК 044525092. Указание ИНН, КПП и телефона не обязательно, но желательно и ошибкой не считается. Больше ничего в строке не указывается.
5.1.3.	В строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное (можно и то и другое) наименование организации поставщика, юридический адрес с индексом и банковские реквизиты (р/с, наим. банка, к/с, БИК). Указание ИНН, КПП и телефона не обязательно, но желательно и ошибкой не считается. Больше ничего в строке не указывается.
5.1.4.	В строке «Плательщик» указывается: Общество с ограниченной ответственностью «МАШИНА» (либо ООО «МАШИНА», можно и то и другое через запятую или в скобках. Буквы в наименовании компании строго заглавные.), 119019, г.Москва, ул.Ленивка, д.3, стр.11, эт.2, пом.I, комн.12, ИНН 9704013210, КПП 770401001, p/c 40702810170010219125 в  МОСКОВСКИЙ ФИЛИАЛ АО КБ "МОДУЛЬБАНК", к/с 30101810645250000092, БИК 044525092. Указание ИНН и КПП не обязательно, но желательно и ошибкой не считается. Больше ничего в строке не указывается.
5.1.5.	В строке «Основание» указывается «Договор поставки П-01». Также возможно указание другой информации (счет, заказ, и т.д.), не противоречащей правильности оформления сделки. Номера и даты документов могут указываться как в строке «Основание», так и в столбце «Коды» напротив данной строки.
5.1.6.	В правом столбце «Коды» обязательно указание кода ОКПО Грузоотправителя, Грузополучателя, Поставщика и Плательщика в ячейках расположенных напротив соответствующей строки. Код ОКПО ООО «МАШИНА» - 43621787.
5.1.7.	Номер документа обязателен для указания.
5.1.8.	Дата составления документа может иметь вид «01.04.2020» либо «01 апреля 2020». Не допускается краткое указание года в дате составления документа, например «01.04.20».
5.1.9.	В табличной части обязательны к заполнению столбцы «Товар», «Единица измерения» (включая код по ОКЕИ), «Количество (масса нетто)», «Цена», «Сумма без учета НДС», «НДС», «Сумма с учетом НДС». В табличной части не допускается использование сокращений наименований валют, например 10586,64 р.
5.1.10.	В строке «Отпуск разрешил» указывается должность, фамилия и инициалы руководителя организации и ставится его подпись. В случае, если за руководителя ставит подпись уполномоченное лицо, указывается должность, фамилия и инициалы уполномоченного лица, а также название, номер и дата документа, наделяющего данное лицо правом подписи на документе.
5.1.11.	В строке «Главный (старший) бухгалтер» указывается фамилия и инициалы главного бухгалтера организации и ставится его подпись. В случае, если за главного бухгалтера ставит подпись уполномоченное лицо, указывается должность, фамилия и инициалы уполномоченного лица, а также название, номер и дата документа, наделяющего данное лицо правом подписи на документе.
5.1.12.	В строке «Отпуск груза произвел» указывается должность, фамилия и инициалы уполномоченного лица организации, номер и дата документа, наделяющего данное лицо правом подписи на документе,  и ставится его подпись. В случае, если отпуск груза осуществляет руководитель организации,  указывается только его должность, фамилия и инициалы.
5.1.13.	В случае наличия в печатной форме заполненных по умолчанию строк с подписями руководителя и главного бухгалтера допускается использование личных штампов или рукописных пояснений уполномоченных лиц с указанием должности, фамилии и инициалов, а также название, номер и дата документа, наделяющего правом подписи.
5.1.14.	Указание даты отгрузки обязательно.
5.1.15.	Наличие круглой печати обязательно.

5.2.	Счет-фактура.

5.2.1.	Номер документа обязателен для указания.
5.2.2.	Дата составления документа может иметь вид «01.04.2020» либо «01 июля 2020». Не допускается краткое указание года в дате составления документа, например «01.04.20».
5.2.3.	В строке «Продавец» указывается полное или сокращенное (можно и то и другое) наименование организации поставщика. Больше ничего в строке не указывается.
5.2.4.	В строке «Адрес» указывается только юридический адрес организации поставщика с индексом. Больше ничего в строке не указывается.
5.2.5.	В строке «ИНН/КПП продавца» указывается только ИНН и КПП продавца. Больше ничего в строке не указывается.
5.2.6.	В строке «Грузоотправитель и его адрес» указывается полное или сокращенное (можно и то и другое) наименование организации поставщика и адрес отгрузки товара с индексом. Больше ничего в строке не указывается. Допускается указание фразы «он же» при условии совпадения юридического адреса поставщика и адреса отгрузки. Отсутствие сведений или прочерк в данной строке не допускается. 
5.2.7.	В строке «Грузополучатель и его адрес» указывается: Общество с ограниченной ответственностью «МАШИНА» (либо ООО «МАШИНА», можно и то и другое через запятую или в скобках. Буквы в наименовании компании строго заглавные.), 105118, г.Москва, ул.Буракова, д.6, стр.2. Больше ничего в строке не указывается.
5.2.8.	В строке «К платежно-расчетному документу» ничего не указывается.
5.2.9.	В строке «Покупатель» указывается: Общество с ограниченной ответственностью «МАШИНА» (либо ООО «МАШИНА», можно и то и другое через запятую или в скобках. Буквы в наименовании компании строго заглавные.). Больше ничего в строке не указывается.
5.2.10.	В строке «Адрес» указывается: 119019, г.Москва, ул.Ленивка, д.3, стр.11, эт.2, пом.I, комн.12. Больше ничего в строке не указывается.
5.2.11.	В строке «ИНН/КПП покупателя» указывается: 9704013210/771945001. Больше ничего в строке не указывается.
5.2.12.	В строке «Валюта» указывается: наименование, код  Российский рубль, 643. Больше ничего в строке не указывается.
5.2.13.	При необходимости в отдельной строке (последней перед табличной частью документа) могут быть указаны любые дополнительные реквизиты, не противоречащие правильности оформления сделки (например, № телефона, № договора, № заказа  и т.д.).
5.2.14.	В табличной части обязательны к заполнению ВСЕ столбцы. В случае если страной происхождения товара является Российская Федерация, столбцы 10, 10а и 11 могут оставаться незаполненными. В табличной части не допускается использование сокращений наименований валют, например 10586,64 р. 
5.2.15.	В строке «Всего к оплате» в конце табличной части документа должны быть указаны суммы строк по колонкам «Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога - всего», «Сумма налога, предъявляемая покупателю» и «Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом - всего».
5.2.16.	В табличной части не допускаются арифметические ошибки и ошибки округления.
5.2.17.	В строке «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» указывается фамилия и инициалы руководителя организации и ставится его подпись. В случае, если за руководителя ставит подпись уполномоченное лицо, указывается фамилия и инициалы уполномоченного лица, а также название, номер и дата документа, наделяющего данное лицо правом подписи на документе. Указание должности уполномоченного лица не обязательно, но ошибкой не является. Строка обязательна к заполнению.
5.2.18.	В строке «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» указывается фамилия и инициалы главного бухгалтера организации и ставится его подпись. В случае, если за главного бухгалтера ставит подпись уполномоченное лицо, указывается фамилия и инициалы уполномоченного лица, а также название, номер и дата документа, наделяющего данное лицо правом подписи на документе. Указание должности уполномоченного лица не обязательно, но ошибкой не является. Строка обязательна к заполнению (исключения для ИП).
5.2.19.	Индивидуальный предприниматель ставит подпись ТОЛЬКО в строке «Индивидуальный предприниматель» и указывает реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя.
5.2.20.	Добавление в счет-фактуру отдельной строки с должностью уполномоченного лица, местом для подписи,  фамилией и инициалами не допускается. 
5.2.21.	Листы счета-фактуры должны иметь сквозную нумерацию. В случае отсутствия сквозной нумерации каждый лист счета-фактуры должен быть подписан Руководителем организации и Главным бухгалтером (Индивидуальным предпринимателем) или уполномоченными лицами с указанием фамилий и инициалов, а также названий, номеров и дат документов, наделяющих данных лиц правом подписи на документе.

5.3.	Универсальный передаточный документ (УПД).

5.3.1.	Статус указывается 1.
5.3.2.	Требования к заполнению блока «Счет-фактура» аналогичны требованиям, указанным в п.5.2.
5.3.3.	В строке «Основание передачи (сдачи) / получения (приемки)» указывается «Договор поставки П-01». Также возможно указание другой информации (счет, заказ, и т.д.), не противоречащей правильности оформления сделки.
5.3.4.	В строках «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал» и «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» указываются должности, фамилии и инициалы уполномоченных лиц организации, номер и дата документов, наделяющих данных лиц правом подписи на документе,  и ставятся их подписи. В случае, если подпись осуществляет руководитель организации,  указывается только его должность, фамилия и инициалы.
5.3.5.	В левой части документа в строке «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в т.ч. комиссионера / агента)» указывается полное или сокращенное (можно и то и другое) наименование организации поставщика. Может быть указан ИНН/КПП, но не обязательно. Строка может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ.
5.3.6.	В правой части документа в строке «Наименование экономического субъекта – составителя документа» указывается Общество с ограниченной ответственностью «МАШИНА» (либо ООО «МАШИНА», можно и то и другое через запятую или в скобках. Буквы в наименовании строго заглавные.). Может быть указан ИНН/КПП - 9704013210/771945001, но не обязательно. Строка может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двустороннего документа.

6.	Условия оплаты.

6.1.	Оплата производится в течение 10 календарных дней только за оприходованный товар, на основании Договора № П-01. 

7.	Список предоставляемых поставщиком документов.

7.1.	С первой поставкой необходимо предоставить:
7.1.1.	Копию устава.
7.1.2.	Копию свидетельства о государственной регистрации (ОГРН).
7.1.3.	Копию свидетельства о постановке на налоговый учет (ИНН).
7.1.4.	Копию документа, подтверждающего полномочия руководителя (доверенность, протокол собрания учредителей о назначении на должность, приказ о назначении на должность).
7.1.5.	Копию документа, подтверждающего полномочия Главного бухгалтера.
7.1.6.	Копию информационного письма об учете в Статрегистре Росстата (коды статистики).
7.2.	Все копии документов должны быть заверены печатью и подписью руководителя.
7.3.	В случае отсутствия вышеуказанных документов оплаты поставщику могут быть приостановлены.